Viestintä ja markkinointi vaativat suunnittelua ja työtä, jotta tieto tapahtumasta tavoittaa kiinnostuneet. Tapahtumasta viestiminen ja hyvät ennakkotiedot lisäävät mielenkiintoa sekä madaltavat kynnystä osallistua tapahtumaan. Nykyisin on monia eri viestintäkanavia ja viestintäkanavan valinnassa kannattaa hyödyntää ajatusta siitä, kenelle tapahtuma on suunnattu ja mitä kanavaa pitkin tavoitetta heidät? Muista ilmoittaa kenelle tapahtuma on suunnattu ja mitä osallistujat tarvitsevat mukaan.

Ensimmäisenä kannattaa laatia tapahtumalle viestintä- ja markkinointisuunnitelma. Suunnitelmaa voi lähteä rakentamaan seuraavien kysymysten avulla:

• Mitä tavoitteita viestinnällä ja markkinoinnilla on?
• Mikä kertoo tavoitteiden saavuttamisesta?
• Mitkä ovat tapahtuman sidosryhmiä?
• Mille kohderyhmille viestitään tapahtumasta?
• Mitkä ovat kohderyhmille kerrottavat ydinviestit tapahtumasta?
• Mitä viestintä- ja markkinointikanavia aiotaan käyttää?
• Miten tapahtumasta tiedotetaan ja miten sitä markkinoidaan konkreettisesti?
• Kuka/ketkä vastaavat viestinnästä ja markkinoinnista?
• Milloin markkinointi tulee aloittaa ja kuinka tiheästi viestintää pitää suorittaa?

 

Hyödynnä ennakkotiedottamisessa ja markkinoinnissa:

• Yhdistyksen nettisivuja
• Yhdistyksen sosiaalisen median kanavia
• Yhdistyksen uutiskirjettä sekä jäsenlehteä
• Paikallisia Facebook-ryhmiä
• Suomen Ladun tapahtumakalenteria
• Paikallislehden tapahtuma-palstaa
• Kunnan tai kaupungin omat tapahtumakalentereita
• Kauppojen, uimahallien yms. ilmoitustauluja
• Lisäksi paikallisia medioita (lehdet, radiot, uutiset) kannattaa lähestyä puhelimitse tai sähköpostilla. Näin voit saada ennakkouutisen tapahtumasta.
• Lehdistölle voi tehdä lisäksi tiedotteen, jossa toimittaja kutsutaan paikalle tapahtumaan. Kutsu toimittajalle pitää olla ehdottomasti selkeä ja kiinnostava! Toimittajat saavat paljon kutsuja erilaisiin tapahtumiin, joten on syytä erottautua joukosta. Henkilökohtaisia suhteita kannattaa käyttää!
• Lataa valmis tiedotepohja tästä. 

 

Jälkimarkkinointi

Jälkimarkkinointi tarkoittaa osallistujiin ja sidosryhmiin vaikuttamista tapahtuman jälkeen. Sen vaikutus on mahdollisimman suuri, kun tapahtumasta on kulunut vain vähän aikaa. Jälkimarkkinoinnin tavoitteena on vahvistaa positiivista mielikuvaa järjestävästä tahosta. Näin houkutellaan ihmisiä osallistumaan vastaavaan toimintaan myös tulevaisuudessa. Uusien jäsenien saaminen yhdistykseen on myös tärkeä jälkimarkkinoinnin tavoite. Järjestelyissä onnistumisesta kertoo esimerkiksi se, kuinka suuri osuus kävijöistä osallistuisi tapahtumaan uudelleen tai suosittelisi sitä muille. Sosiaalisessa mediassa voi jälkimarkkinoida tapahtumaa välittämällä tunnelmia ja tietoa tapahtumasta. Luvan antaneille voi tiedottaa järjestetystä tapahtumasta ja tulevasta toiminnasta esimerkiksi sähköpostilla. Paikallislehtiä ja järjestävän yhdistyksen omia nettisivuja voi myös hyödyntää vastaavalla tavalla. Tapahtuman esillä pitäminen myös jälkeenpäin antaa hyvän vaikutelman paitsi tapahtumaan osallistuneille myös kaikille Suomen Ladun toiminnasta kiinnostuneille. Jälkimarkkinoinnissa kannattaa kertoa saadusta palautteesta ja onnistumista.