Tapahtuman järjestämiseen kannattaa suhtautua projektina, joka alkaa tapahtuman ideoinnilla ja suunnittelulla sekä tapahtumaorganisaation kokoamisella. Projekti päättyy tapahtuman purkamiseen, palautteen keruuseen ja tapahtuman mittaamiseen. Tapahtumalla ja projektilla on paljon yhteisiä ominaispiirteitä. Näitä ominaispiirteitä ovat esimerkiksi selkeät tavoitteet ja oma erillinen aikataulu sekä usein erikseen muodostettu tapahtumaorganisaatio.

Tapahtumaorganisaatio voi koostua yhdistyksen aktiiveista tai vaihtoehtoisesti myös naapuriyhdistyksien jäsenistä. Tapahtumajärjestelyitä ei suositella koskaan vain yhden henkilön varalle, vaan vastuullisen tapahtumajärjestäjän taustalla on oltava aina toteuttava organisaatio. Yleensä suuremmat tapahtumat järjestetään kertaluonteisena, mutta toiminnan jatkuvuus kannattaa pitää mielessä koko projektin ajan. Seuraavalla kerralla osa suunnittelu- ja valmistelutyöstä on jo kertaalleen tehty, joten resursseja jää toiminnan kehittämiseen ja uusien toimintojen rakentamiseen. Jatkuvalle alueelliselle toiminnalle on myös helpompaa hakea rahoitusta.

Tapahtuman läpi viemisessä kannattaa hyödyntää projektityöskentelyn eri vaiheita.

 

Tapahtuman suunnitteluvaihe

Projektisuunnitelma on edellytys onnistuneelle tapahtumalle. Hyvä suunnitelma aikatauluttaa toimintaa, auttaa järjestelyiden tekemisessä ja tapahtuman toteuttaminen on sujuvaa. Projektisuunnitelma on syytä tehdä kirjallisena, jolloin koko tapahtumaorganisaatio ja kaikki tapahtuman eri osa-alueet tulee huomioitua suunnitelmassa. Osana projektisuunnitelmaa tulisi miettiä ainakin seuraavia asioita: Tapahtumaorganisaatio ja vastuun jako, viestintä ja markkinointi, tapahtumaturvallisuus, vapaaehtoiset, tapahtuman ohjelmat ja aktiviteetit.

Tavoitteet

Tapahtuman järjestämistä ohjaavat tavoitteet on tarpeen määritellä ennen varsinaisen suunnitelman tekemistä. Tämä helpottaa ja sujuvoittaa suunnitelman tekemistä ja ennen kaikkea ohjaa toimenpiteitä tukemaan tavoitteen saavuttamista. Tapahtuman tavoitteita voi miettiä seuraavien kysymysten avulla:

• Miksi järjestetään?
• Mitä tapahtumalta odotetaan?
• Kenelle järjestetään?

Tavoitteet ohjaavat koko tapahtuman järjestämistä. Kun kysymykset on käyty läpi, niin vastauksissa on jo suuri joukko asioita, joista tapahtumasuunnitelma koostuu. Lopuksi kirjataan tavoitteet, jotka ohjaavat tapahtumasuunnitelman tekoa, valmistelua sekä toteutusta. 

 

Tapahtumasuunnitelma

Huolellisesti tehty tapahtumasuunnitelma on on edellytys onnistuneelle tapahtumalle. Sitä voi ajatella prosessikuvauksena, jossa kuvataan tapahtuman eri vaiheet alusta loppuun. Tapahtumasuunnitelmaan on syytä sisällyttää ainakin seuraavat osa-alueet: Tapahtumaorganisaatio ja vastuun jako, viestintä ja markkinointi, tapahtumaturvallisuus, vapaaehtoiset, tapahtuman ohjelmat ja aktiviteetit.

Suunnitelma on järjestäjien tapahtumakäsikirja, joka pitää sisällään tapahtuman kaikki asiat, niiden etenemisen ja vastuuhenkilöt. Se sisältää kaiken sen taustalla tapahtuvan valmistelutyön, joka tapahtumaan osallistuville ei välttämättä näy. Hyvin ja monipuolisesti tehty suunnitelma helpottaa myös tarvittavien lupien hakemisessa. Hyvin tehdystä suunnitelmasta on apua mahdollisten uusien tapahtumien järjestämisessä.

Tapahtumasuunnitelmaa voi jäsentää seuraavien kysymysten avulla:

• Ketkä järjestävät?
• Missä tapahtuma järjestetään?
• Mikä on tapahtuman sisältö eli millainen tapahtuma halutaan järjestää?
• Miltä haluamme tapahtuman näyttävän, kuulostavan ja tuntuvan?
• Mitkä ovat järjestäjien tehtävät? Millä resursseilla toteutetaan?
• Mikä kertoo tapahtuman onnistumisesta? Miten sitä mitataan?
• Lue Suomen Ladun tapahtumien laatukriteereistä

Perustietojen pohjalta rakentuu tapahtuma:

• Tavoitteet: Miksi? Kenelle? Mitä halutaan?
• Paikka ja ajankohta: Missä? Milloin?
• Toiminta: Tarvitaanko ennakkoilmoittautumista? Mitä tapahtumassa tehdään (ohjelma)? Miten minimoidaan haitalliset ympäristövaikutukset? Miten taataan turvallisuus?
• Tekijät: Ketkä tekevät? Kenen kanssa tehdään?
• Miten tapahtuma puretaan? Miten onnistumista arvioidaan?

Tapahtumapaikka

Tapahtumapaikan on sovelluttava suunnitellun tapahtuman järjestämiseen. Mikäli mahdollista, kannattaa tapahtumapaikkana hyödyntää yhdistyksen omaa latumajaa, kunhan se vain soveltuu tapahtuman tekemiseen. Osallistujamäärä, ohjelma ja tapahtuman taviotteet määrittelevät, minkälaisessa paikassa tapahtuma kannattaa järjestää. Paikkaa valittaessa on selvitettävä kulkuyhteydet ja pysäköintimahdollisuudet. Julkisia kulkuyhteyksiä ja kimppakyytejä on hyvä hyödyntää mahdollisuuksien mukaan. Isoissa tapahtumissa voi harkita yhteiskuljetusta tapahtumapaikalle lähimmältä rautatie- tai linja-autoasemalta. Tämä voi toimia myös pienenä varainhankinnan muotona kunhan bussimaksut pysyvät maltillisina. Pysäköinti on järjestettävä turvalliseen ja sille tarkoitettuun paikkaan, josta on selkeä opastus tapahtumapaikalle. Huomioithan suurissa tapahtumissa myös liikenteenohjauksen järjestämisen.

Tapahtumapaikan varaamisessa kannattaa olla ajoissa liikkeellä, sillä useimmat suositut paikat voivat olla varattuja pitkälle tulevaisuuteen. Ajankohta kannattaa varmistaa huolellisesti, jottei satu päällekkäisiä tapahtumia muiden järjestäjien kanssa, eikä vastaavanlaista tapahtumaa ole juuri ollut tai ole tulossa lähialueella. Muista varata alue myös tapahtuman rakentamisen ja purun ajaksi. Tapahtumapaikan varauksesta olisi hyvä olla kirjallinen sopimus tapahtumapaikan omistajan kanssa.

Tapahtuman vastuualueet ja organisaatio

Tapahtuman vastuualueet määritellään vasta, kun tapahtuman idea ja tavoitteet ovat selvillä. On tiedettävä, mitä tapahtumassa tehdään ja tarjotaan. Kullekin tapahtuman pääkohdalle, organisaatiokaavion laatikolle, nimetään vastuullinen henkilö. Hän kokoaa ympärilleen joukon, joka ryhtyy valmistelemaan omaa vastuualuettaan. Tapahtuman organisaatiokaavio on hyvä kirjoittaa tarkasti auki. Siihen on hyvä kirjata mahdollisimman yksityiskohtaisesti järjestäjien tehtävät. Monet asiat ovat helpompia, kun tapahtumaryhmän sisäinen työnjako on mahdollisimman selkeä. Organisaatiokaaviosta näkyvät henkilöiden vastuualueet. Kun vastuualueet on määritetty, kannattaa heti ryhtyä vapaaehtoisten etsimiseen. Lisää vapaaehtoisten rekrytoinnista löydät täältä.

Esimerkki suuren tapahtuman organisaatiosta johon kuuluu kahdeksan henkilöä.

Vastuuhenkilöiden rekrytointi

Vastuuhenkilöiksi kannattaa kysyä tuttuja henkilöitä suoraan. Vapaaehtoisia kannattaa hakea myös avoimella haulla esimerkiksi yhdistyksen Facebook ja internetsivulla. Tällöin on hyvä avata jo ilmoituksessa, mihin tehtäviin haetaan vastuuhenkilöitä. Kysele myös jo tiedossa olevien vastuuhenkilöiden tai muiden yhdistyksen aktiivien ehdotuksia vastuutehtäviin. Usein suositusten kautta löytyvät tehtävään parhaiten soveltuvat henkilöt. MIkäli pystyt perustelemaan potentiaaliselle vastuuhenkilölle miksi juuri hän olisi hyvä kyseiseen tehtävään, on vastuuhenkilöiden kasaaminen huomattavasti helpompaa.

Aikataulu

Tapahtuman valmisteluaikataulu kannattaa pyrkiä rakentamaan väljäksi, koska yleensä järjestelyihin liittyvät toimenpiteet vievät suunniteltua enemmän aikaa. Tehtävien jäsentelyn apuna voi käyttää esimerkiksi taulukkoa tai aikajanaa. Aikataulun tekeminen aloitetaan yleensä ensimmäisestä yhteisestä suunnittelusta, josta itse tapahtumaan on pienemmissä tapahtumissa 2-3 kuukautta ja suuremmissa jopa 6 kuukautta. Parasta olisi mikäli suunnitellut tapahtumat olisi kuitenkin kirjattu jo yhdistyksen toimintasuunnitelmaan hyvissä ajoin. Aikataulussa näkyvät vaiheet tapahtuman valmistelusta sen loppumiseen ja purkamiseen asti.

Esimerkki aikajanasta osana tapahtumasuunnitelmaa. Aikajanalle voi täsmentää myös tapahtuman kannalta tärkeimpiä kohtia kuten ilmoittautumisen avautuminen ja markkinoinnin aloittaminen.