Tapahtumaorganisaatio rakennetaan tarvittavien vastuualueiden pohjalle. Sitä voi tapahtumakohtaisesti muokata ja täydentää tarpeen mukaan. Arvio tarvittavien vapaaehtoisten (valvojat, ohjaajat, kioskimyyjät yms.) määrästä vaihtelee tapahtuman laajuuden sekä toimintapisteiden määrän mukaan.
 

Mistä vapaaehtoisia?

Vapaaehtoisten rekrytointia on hyvä miettiä etukäteen, sillä tapahtuman järjestämiseen tarvitaan paljon osaavia ja innokkaita ihmisiä. Tätä voi edistää esimerkiksi listaamalla kanavia, miten heitä voisi kontaktoida. Kannattaa myös pyytää suoraan tuntemiaan henkilöitä vapaaehtoisiksi. Tapahtuman johtajan rooli rekrytoinnissa on keskeinen. Mitä paremmin sopivien vapaaehtoisten löytäminen onnistuu, sitä vähemmän johtajan tarvitsee hoitaa monenlaisia juoksevia asioita. Näin hän voi keskittyä johtamiseen. Hyvä organisointi edistää sekä johtajan että kaikkien muidenkin järjestäjien jaksamista.

Näin löydät vapaaehtoisia

• Laita avoin ilmoittautuminen yhdistyksen nettisivuille ja some-kanaviin.
• Soita henkilökohtaisesti tiedossa oleville erityisosaajille (turvallisuus, lajiosaaminen jne.)
• Ota yhteyttä oppilaitoksiin ja kysy sieltä mahdollisia opintoihin liittyviä mahdollisuuksia olla mukana
• Ota yhteyttä lähistön muihin yhdistyksiin ja latualueen yhdyshenkilöön yhteistyön merkeissä
• Ota yhteyttä alueen muihin seuroihin ja yhdistyksiin. Muista myös tarjoutua heille avuksi tarpeen vaatiessa
• Kysy koulujen vanhempainyhdistyksistä Kartoita muita mahdollisia paikkoja

Muista vapaaehtoisia rekrytoidessasi

• Pyydä selkeään yksilöityyn tehtävään
• Kerro, kuinka monta tuntia tehtävään menee
• Ole joustava ja tarjoa vapaaehtoisen elämäntilanteeseen sopivia tehtäviä
• Mukavaan porukkaan on kiva tulla vapaaehtoiseksi, mikä lisää halukkuutta osallistua jatkossakin tapahtumien järjestämiseen
• Lähesty potentiaalisia vapaaehtoisia hyvissä ajoin, ihmisten kalenterit ovat nykyisin aika täynnä
• Älä pahastu kieltäytymisestä
• Muista perehdyttämisen tärkeys!

Jokaisen vapaaehtoisen on tärkeä ymmärtää tapahtuman tavoitteet, hallita koko tapahtuma-alue ja sen toiminnot sekä osata vastata yleisimpiin kysymyksiin. Lisäksi kunnon perehdytys omaan työtehtävään on tärkeää ja tutustuminen omaan tiimiin sekä tiimin vetäjään. Tärkeää on huomioida vapaaehtoiset aina kiitospuheissa. Lisäksi kannattaa järjestää vaikka pienimuotoinen tilaisuus, missä erikseen kiitetään ja juhlitaan tapahtuman järjestämistä vapaaehtoisten kanssa.