Järjestä hiihtotapahtuma 22.2.

Kannustamme kaikkia jäsenyhdistyksiämme järjestämään hiihtotapahtumia ympäri Suomen

Tältä sivulta löydät vinkkejä ja ohjeita erilaisten hiihtotapahtumien järjestämiseen. Hiihtotapahtuma voi olla koko perheen hiihtopäivä tai vaikkapa tunnelmallinen laturetki. Pienimmillään kansalliseen hiihtopäivään voi ottaa osaa vain viestinnällisesti, ja kehoittaa yhdistyksen jäseniä ja someseuraajia lähtemään ladulle 22.2. Vaihtoehtoisesti lähiladulle voi mennä tarjoamaan esimerkiksi mustikkakeittoa tai antamaan suksien huolto vinkkejä, ja ilahduttaa sillä kanssahiihtäjien päivää. Tärkeintä ei ole tapahtuman koko vaan se, että lähdette mukaan nostamaan hiihdon ilosanomaa paikallisesti!

Ole tarvittaessa rohkeasti yhteydessä Suomen Ladun toimistoon:.
Asiantuntija, tapahtumat petteri.tiainen@suomenlatu.fi

Kansalliseen hiihtopäivään osallistuminen

Kansalliseen hiihtopäivään vois osallistua monella eri tavalla. Tarjoamme näillä sivuille erilaisia vaihtoehtoja ja vinkkejä päivään osallistumiseen. Tavoitteena on tarjota osallistumismahdollisuus jokaiselle yhdistyksille, riipumatta yhdistyksen koosta, ohjaajaresursseista ja siitä onko alueella ylipäänsä lunta Kansallisena hiihtopäivänä. 

Toiminnan suunnittelu

Toiminnan suunnittelu kannattaa aloittaa resurssien kartoittamisesta.

Löytyyko yhdistykseltä:

• innokkaita hiihdonohjaajia, retkioppaita tai muuten vain vapaaehtoisia järjestämään tapahtumaa?
• innokaita ja osaavia suksihuoltajia?
• laavua, latumajaa tai muuta aluetta, jossa hiihtotapahtuma voitaisiin järjestää?
• olosuhteita, jossa voisi järjestää laturetken?
• Lue lisää toiminnan suunnittusta ja valmistelusta Suomen Ladun tapahtumajärjestäjän sivuilta

Erilaisia tapoja osallistua Kansalliseen hiihtopäivään:

1. Osallistu kampanjan viestintään

Kevyimmillään voit osallistua Kansalliseen hiihtopäivään kannustamalla yhdistyksen jäsenet ja sosiaalisen median seuraajat ladulle 22.2. Muistathan hyödyntää viestinnässä kaikkia yhdistyksen kanavia, mukaanlukien uutiskirjeet ja yhdistyksen nettisivut. Valmista materiaalia sosiaaliseen mediaan löydät materiaalipankista.

2. Järjestä yhdistyksen pop up -piste lähiladulle, laavulle tai muulle keskeiselle paikalle

Löytyykö yhdistyksen toiminta-alueelta hiihtolatuja tai muutakeskeistä paikkaa, josta hiihtävää kanssa voisi tavoittaa. Mitäpä jos järjestäisitte pop up -pisteen, jossa esittelette yhdistyksen toimintaa. Pop up -pisteellä voisi yhdistysesittelyn lisäksi tarjota vaikka kuumaa mehua tai mustikkakeittoa ulkoilijoille. Tarjoilujen lisäksi pop up -pisteellä voi tarjota myös ilmaisia voitelu- tai huoltovinkkejä hiihtäjille. Muistakaa myös toivottaa hiihtäjille hyvää Kansallista hiihtopäivää! Lisää tietoa yhdistyksen esittelypisteen rakentamisesta, toimivasta kontaktoinnista ja jäsenhankinnasta löydät tapahtumajärjestäjän sivuilta.

3. Järjestä hiihtoretki

Jos yhdistyksestä löytyy innokkaita ohjaajia tai retkenvetäjiä, kannattaa Kansallisena hiihtopäivänä ehdottomasti suunnata hiihtoretkelle! 

Reitin suunnittelussa tulee ottaa huomioon erityisesti kohderyhmä, olosuhteet sekä käytettävissä olevat resurssit. Onko laturetki suunnattu koko perheelle, aloittelijoille vai onko tarkoituksena hiihtää useita kymmeniä kilometrejä? Kulkeeko reitti hoidettuja latupohjia pitkin vai ajetaanko laturetkeä varten oma latu-ura? Kuljetaanko laturetkellä täysin koskematonta umpihankea pitkin? Lisäksi tulee ottaa huomioon maaston vaatimukset - nousut ja laskut.

Ohjatulla laturetkellä on hyvä olla vähintään kaksi ohjaajaa varmistamassa, että ryhmä pysyy koossa. Mitä enemmän osallistujia, sitä useampi ohjaaja tarvitaan. Letka venyy helposti, ja on huolehdittava, että kaikki pysyvät mukana. Laturetken osallistujat voidaan myös jakaa eritasoisiin ryhmiin ja tällöin tarvitaan tietysti suurempi määrä ohjaajia.

Reittiä suunnitellessa on hyvä ottaa huomioon mm. teiden tai jokien ylitykset. Mahdolliset muut vaaranpaikat, jyrkät nousut ja laskut sekä risteykset tulee huomioida myös ohjauksessa. Mikäli laturetki kulkee huollettuja latuja pitkin, ole yhteydessä niiden ylläpitäjään, jolloin voitte sopia tarvittaessa latujen huollosta. Mikäli laturetkeä varten tehdään oma ura, tarvitaan maanomistajan lupa.

Vinkkejä erilaisille laturetkille:

• Koko perheen tai aloittelijoiden laturetki:
  • Reitti esimerkiksi 3-5 km päässä sijaitsevalle laavulle, jossa voi pitää evästauon
  • Laavulle voidaan hiihtää esimerkiksi porukassa ja tehdä tulet yhdessä, jokainen huolehtii omista eväistään.
  • Varmista, että laavulla on puita.
  • Järjestävä taho voi huolehtia myös laavun tulien ylläpidosta ja tarjoiilusta
• Laturetki hiihtokonkareille
  • Laturetken pituus yli 20 km
  • Laturetken jälkeen voi esimerkiksi järjestää yhteisen ruokailun tai vaikkapa saunomismahdollisuuden
  • Laturetki yhteisellä lähdöllä ja maalilla "massahiihtojen tyyliin"
  • Reittivaihtoehtoja voi olla useita kunhan reitit on merkittävä hyvin
  • Laturetkeä varten tulee rakentaa ilmoittautuminen sekä osallistujille numerolaput, jotta pystytään huolehtimaan siitä, että jokainen osallistuja pääsee maaliin ja osallistujille saadaan aika ja tuloslistaus
• Omatoiminen laturetki
  • Reitin merkitseminen etukäteen maastoon tai kartalle
  • Reittivaihtoehtoja voi olla myös useampia eritasoisille hiihtäjille
  • Latumajalla voi olla esimerkiki pop-up-kahvila
  • Valmis reitti madaltaa kynnystä lähteä hiihtämään

Järjestä hiihtotapahtuma

Hiihtotapahtuma voi olla esimerkiksi kaikenikäisille suunnattu talvirieha, josta löytyy tekemistä niin aikuisille kuin lapsille. Tapahtuma voi pitää sisällään aikuisten ohjattua hiihtokoulua sekä Muumien hiihtokoulua lapsille. Tapahtuma voi sisältää myös leikkimielistä kisailua kaikille kohderyhmille. Muistathan tapahtumassa huolehtia myös muusta infrasta: parkkipaikat, vessat, ruoka- ja jätehuolto.

Tässä listattuna asioita, jotka kannattaa ottaa huomioon hiihtotapahtuman läpiviennissä:

Ennen tapahtumaa:

• Perusta tapahtumatiimi ja jaa vastuualueet. Lisätietoja suunnitteluun ja valmisteluun löydät täältä.
• Mieti tapahtuman kohderyhmä ja sitä kautta tapahtuman sisältö.
• Mikä on sisällön kannalta tarvittava määrä ohjaajia sekä vapaaehtoisia.
• Mikä olisi tapahtumalle paras mahdollinen paikka? Muistathan pyytää maanomistajalta luvan tapahtuman järjestämiseen
• Mitä oheistoimintaa tapahtumassa järjestetään? Voisiko yhteistyötä kysyä kunnalta tai kaupungilta, tai muilta lähialueen yhdostyksilta ja yrityksiltä?
• Huomioi tapahtuman turvallisuus. Kaikki turvallisuudesta sekä turvallisuusohjeistukset sekä riskikartoitus- ja turvallisuus-suunnitelmapohjat löydät tapahtumajärjestäjän sivuilta. 

Hiihtotapahtumasta viestintä

Tapahtumasta viestiminen ja hyvät ennakkotiedot lisäävät tapahtuman osallistujia sekä madaltavat kynnystä osallistua tapahtumaan. Nykyisin on monia eri viestintäkanavia ja viestintäkanavan valinnassa kannattaa hyödyntää myös aiempia ajatuksia siitä, kenelle tapahtuma on suunnattu ja mitä kanavaa pitkin tavoitetta heidät? Muista ilmoittaa kenelle tapahtuma on suunnattu ja mitä osallistujat tarvitsevat mukaan.

Tapahtuman ennakkotiedot:

• Aika ja paikka
• Kenelle tapahtuma on tarkoitettu?
• Tarvitaanko omat varusteet? Voiko varusteita tai voiteluapua saada tapahtumasta?
• Tarvitaanko mukaan eväitä ja juomista vai onko paikanpäällä mahdollisuus ostamiseen

Muita vinkkejä viestintään:

• Ilmoita tapahtuma Suomen Ladun tapahtumakalenteriin. Jäsenyhdistykset täyttävät tapahtuman tiedot yhdistyspolun kautta.
• Ota yhteyttä paikallismediaan. Esitäytetyn tiedotelomakkeen löydät materiaalipankista.
• Tee tapahtumasta Facebook-tapahtuma
  • Facebook-tapahtuma on helppo tapa tavoittaa ihmisiä, voit jakaa tapahtumaa esimerkiksi paikkakuntasi ryhmiin tai puskaradioon
  • Facebook-tapahtumassa voi jakaa jo etukäteen esimerkiksi kuvia järjestelyistä sekä markkinoida tapahtumaa
  • Facebook-tapahtuma toimii myös hyvänä viestintäkanavana, mikäli tapahtuman järjestelyihin tulee muutoksia
• Mitä paremmat ennakkotiedot tapahtumasta on, sitä helpompi on tulla mukaan!

Tapahtumajärjestäjän viestintäosiosta löydät lisää vinkkejä viestintään.

Tapahtuman aikana:

• Luo hyvää fiilistä ja nauti mukavasta hiihtotapahtumasta 
• Opasta, ohjaa, kannusta ja avusta. Varmista myös että vapaaehtoisilla on kaikki hyvin ja jokainen tietää oman tehtävänsä tapahtumassa.
• Laske tai arvioi tapahtuman kävijämäärä
• Huolehdi turvallisuudesta, havainnoi ja tarkastele.

Tapahtuman jälkeen:

• Huolehdi, että tapahtumapaikka jää siistiin kuntoon
• Kiitä osallistujia, vapaaehtoisia sekä yhteistyökumppaneita ja päivitä tapahtuman fiiliksiä viestintäkanaviinne, kuten sosiaaliseen mediaan
• Kuvat tapahtumista lisäävät mielenkiintoa ja rohkaisevat myös myöhemmin mukaan
• Vinkkaa seuraavasta tapahtumasta
• Tapahtumien jälkeen kannattaa kirjata ylös mikä toimi hyvin, mitä voisi kehittää ja kenties uudet ideat

Varasuunnitelmat

Hiihtotapahtumien suunnittelussa kannattaa ottaa jo hyvissä mahdolliset haasteet olosuhteissa ja talven yllätyksellisyys. Joissakin tapauksissa tapahtuman järjestäminen voi olla mahdotonta, jolloin yksi vaihtoehto on miettiä tapahtumalle jo etukäteen varapäivä. Kannattaa miettiä jo etukäteen miten yllättävissä tilanteissa toimitaan. Mikäli tapahtuman järjestelyissä tulee muutoksia, tulee niistä tiedottaa huolellisesti tapahtuman osallistujille.

Näitä kannattaa miettiä jo etukäteen: 

• Mitä jos ei olekaan lunta?
  • Onnistuuko lyhyemmän reitin hiihtäminen vaikkapa useampaan kertaan? 
  • Vaihtoehtoinen reitti esimerkiksi sauvakävellen?
  • Yhteinen ulkoilu Kansallisena hiihtopäivänä on joka tapauksessa mukavaa ja tällöin tapahtuman järjestelyt eivät mene hukkaan
• Pakkasraja 
  • Yleisenä pakkasrajana kilpahiihdolle pidetään n. 20 asteen pakkaslukemaa. Pakkasen purevuuteen vaikuttavat kuitenkin myös esimerkiksi tuuli, liikkumisen vauhdikkuus ja maastonmuodot
  • Kovaan pakkaseen voi varautua esimerkiksi lyhentämällä reittiä tai muuttamalla tapahtuman alkamisajankohtaa
  • Kovan pakkasen sattuessa, muistathan vinkata osallistujille varautumisesta
  • Täällä lisää kylmässä liikkumisesta